Centre de Coordination en Cancérologie Guillaume
Charte de fonctionnement des RCP - Centre de Coordination en Cancérologie Guillaume - Docvadis

Charte de fonctionnement des RCP

L’organisation des RCP doit respecter un certain nombre de règles pour garantir : le respect des règles définies dans le cadre de la circulaire DHOS du 22/02/2005, des recommandations de l’HAS 2006 et du cahier des charges de l’INCa, la sécurité des données, l’optimisation du temps médical, la diffusion et la traçabilité des informations, la mise en place du Plan Personnalisé de Soins.

Principes généraux

Chaque RCP choisit le référentiel de sa spécialité auquel elle se rattache. Cela peut-être un référentiel national ou régional.
Les dossiers rentrant dans le cadre de ce référentiel peuvent être soit présentés pour enregistrement soit, afin d’optimiser le temps de discussion, relus en amont par le médecin coordonnateur :
• Si les éléments contenus dans la fiche RCP le permettent, il remplit la proposition thérapeutique et le dossier est enregistré.
• S’il existe un doute à la relecture, le dossier est remis en discussion.

Chaque RCP désigne au minimum 2 médecins coordonnateurs et 2 médecins animateurs. Un même médecin peut cumuler les 2 fonctions.

Le médecin coordonnateur s’assure :
• De l’organisation programmée des réunions,
• De la diffusion du calendrier,
• De la mise à disposition des outils permettant le bon déroulement de la RCP (fiche, matériel,…),
• De la mise à disposition, pendant les RCP, des référentiels validés et à jour,
• Éventuellement de la relecture et approbation des fiches RCP mises en validation.

Le médecin animateur s’assure :
• Du quorum,
• Valide la liste des présents par une feuille de présence,
• Fait défiler les fiches (par exemple par ordre alphabétique de la liste des patients ou par médecin,…),
• Réalise la synthèse de la proposition thérapeutique pendant le déroulement de la RCP. Cette proposition doit expliciter les arguments justifiant le traitement et donner les grandes lignes de la stratégie thérapeutique. Le détail du traitement sera réalisé lors de la remise du Plan Personnalisé de Soins qui sera donné au patient et envoyé au médecin traitant.

Le médecin référent du patient doit être présent lors de la discussion du dossier de son malade car il est le plus apte à présenter son patient et répondre aux éventuelles questions.
En cas d’absence, les dossiers seront reportés pour la RCP suivante. Néanmoins si le médecin référent souhaite que son dossier soit présenté en son absence, il fait un résumé à un de ses collègues qui présentera le dossier à sa place.

Dans les situations d’urgence, la discussion du dossier du patient en RCP pourra avoir lieu après l’intervention ; le dossier ne sera pas seulement enregistré après l’acte : il devra donner lieu à une réelle discussion en RCP.

Toute prise en charge initiale ou toute modification thérapeutique doit faire l’objet d’une présentation en RCP.

La préparation du dossier avant la RCP

La RCP est très consommatrice en ressources médicales ; pour en diminuer la durée, les dossiers doivent être préparés à l’avance. Pour ce faire, le pré-remplissage de la fiche RCP est recommandé.

Le médecin informe la secrétaire de la date souhaitée du passage du dossier en RCP en fonction du délai de recueil des éléments ou du bilan éventuellement nécessaire à la proposition thérapeutique. Dès l’information reçue, la secrétaire inscrit le dossier en RCP à la date souhaitée et remplit les données administratives de la fiche (identité patient, médecins correspondants)

L’identité du patient doit être saisie et contrôlée par le secrétariat du médecin souhaitant inscrire le patient en RCP. Cela permet d’assurer :
• La qualité des informations saisies et l’optimisation du temps passé à la saisie,
• L’exhaustivité de la liste des médecins correspondants,
• Le recueil de l’identifiant National de Santé si indiqué

L’accord du patient pour la présentation du dossier en RCP doit être tracé soit dans le dossier du praticien, soit sur la fiche RCP.

Idéalement, l’information de la date et du lieu de la RCP pour un patient doit être transmise au médecin traitant afin qu’il puisse être présent s’il le souhaite selon ces possibilités.

Le médecin s’assure de remplir les données minimales de la fiche RCP tout en étant exhaustif et d’être en possession des éléments nécessaires à la discussion (par exemple imagerie, comptes rendus opératoires et histologiques pour les nouvelles prises en charge) permettant de délivrer une proposition thérapeutique la plus adaptée au cas discuté.

Validation de la fiche RCP

La validation de la fiche RCP en temps réel est l’objectif à atteindre car le plus efficient en termes d’organisation médical et pour permettre une transmission rapide des comptes rendus vers les médecins correspondants.
Si elle est différée, elle doit être faite directement par le médecin animateur ou un médecin prenant en charge le patient. En aucun cas la validation définitive ne doit être déléguée au secrétariat : cette validation vaut signature, comme pour un courrier médical ou un compte-rendu.

La restitution de la discussion de la RCP est conservée dans le dossier du patient et envoyée par le secrétariat du médecin référent du patient aux médecins correspondants le plus tôt possible afin de favoriser la prise en charge du patient tout au long de son parcours de soins.

A noter que la proposition thérapeutique de la RCP est consultative. Si le médecin référent ne suit pas la proposition (élément nouveau, choix du patient, …), il doit l’expliquer au patient et tracer dans le dossier médical les arguments correspondants ainsi que l’accord du patient.

Équipement nécessaire au bon déroulement de la RCP

Pour optimiser la durée de la RCP, la salle doit être équipée en conséquence. Deux fonctionnalités sont nécessaires afin de délivrer une proposition thérapeutique la plus adaptée :
• La visualisation de l’imagerie par les participants,
• la visualisation de la fiche RCP au moment de la discussion et de la validation (tous les participants doivent pouvoir relire le libellé de la proposition thérapeutique saisie).
La mise en place d’une fiche WEB RCP dans le cadre du DCC rend ce matériel d’autant plus nécessaire.

L’environnement optimal est donc le suivant :
• Deux PC : un pour l’imagerie (réseau ou CD ROM) et un pour la fiche RCP (dossier patient ou DCC)
• Un vidéoprojecteur (ou un grand écran en fonction de la taille de la salle) avec une fonction pour basculer d’un ordinateur à l’autre. L’idéal étant d’avoir 2 vidéoprojecteurs.

De manière optionnelle, un équipement de type système de visioconférence ou de webconférence permet de rendre la RCP accessible à des professionnels éloignés ou ayant des contraintes d’exercice (médecins traitants) et pour lesquels ces modes de participation peuvent être un plus.

Relations avec l'industrie pharmaceutique

Elles doivent respecter les valeurs déontologiques et médico-légales qui encadrent l’exercice médical.
La présence dans les salles de RCP des représentants de l’industrie pharmaceutique n’est pas règlementaire. En aucun cas ces représentants ont accès aux données médicales confidentielles concernant les patients, ou aux traitements proposés par la RCP.
L’industrie pharmaceutique ne peut pas avoir accès au listing de professionnels comportant les signatures des participants à la RCP. Ce listing est destiné au 3C.

Au total

Le suivi de ces recommandations doit permettre la tenue d’une RCP dans le respect des normes en vigueur tout en optimisant la durée de la réunion et la proposition thérapeutique.
Afin de répondre à cette organisation, l’utilisation d’une fiche web est un plus afin de répondre de manière optimale au besoin organisationnelle et aux demandes des tutelles.

Pour télécharger la charte en version pdf, cliquez sur le lien ci dessous :

CHARTE DE FONCTIONNEMENT DES RCP.pdf

3C Guillaume

20 Avenue Capitaine Georges Guynemer, 14000 Caen, France

Contacts

Téléphone : 02 31 78 59 89

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